Kapan Saat yang Tepat Memecah Divisi dalam Perusahaan Kecil

Kapan Saat yang Tepat Memecah Divisi dalam Perusahaan Kecil | Banyak pemilik usaha kecil menunda pembentukan divisi karena takut prosesnya ribet, atau biaya overhead-nya akan membebani. Namun, memecah divisi bisa jadi langkah yang tepat ketika perusahaan mulai tumbuh. Hal ini bertujuan agar pekerjaan lebih fokus dan efisien. Artikel ini akan membantu Anda mengenali kapan waktu yang pas dan bagaimana melakukannya dengan baik. Sekaligus bagaimana MAB Consulting bisa mendukung proses itu agar hasilnya optimal.

MAB Consulting sebagai penyedia layanan konsultasi sistem, akuntansi, perpajakan, dan manajemen SDM, dapat membantu perusahaan kecil mengambil keputusan yang tepat dalam memecah divisi. MAB Consulting memiliki pengalaman dalam menganalisis kesiapan organisasi, merancang struktur yang sesuai, dan menciptakan SOP yang dapat diimplementasikan pada tiap divisi untuk mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan. Hubungi kami melalui nomor 087794192444 untuk diskusi lebih lanjut.

Tanda-Tanda Perusahaan Kecil Butuh Memecah Divisi

Sebelum memecah divisi, ada beberapa indikator yang bisa Anda perhatikan:

1. Pekerjaan Yang Mulai Tumpang Tindih

Perhatikan Bila satu orang atau satu tim sudah mulai menangani banyak jenis tugas, misalnya pemasaran sekaligus administrasi keuangan. Seringkali hal ini akan terjadi ketidakjelasan tanggung jawab, atau pekerjaan menjadi tertunda karena overload.

2. Volume Kerja Meningkat Secara Signifikan

   Jika jumlah proyek atau transaksi bertambah banyak, atau tim semakin besar, maka tugas rutin jadi sulit dikelola tanpa struktur yang jelas. Kondisi seperti ini seringnya akan banyak menyebabkan kebingungan dan penundaan.

3. Kebutuhan Spesialisasi

   Bila sudah ada kebutuhan khusus, misalnya butuh orang khusus untuk pajak, orang khusus untuk sistem, atau orang khusus untuk pengendalian mutu. Maka tentu lebih efektif jika ada divisi yang fokus pada area tersebut.

4. Masalah dalam Pengambilan Keputusan

   Ketika keputusan butuh waktu lama karena harus melibatkan banyak pihak, atau saat tanggung jawabnya tidak jelas. Struktur divisi yang lebih spesifik bisa mempercepat proses dan meningkatkan akuntabilitas.

5. Pertumbuhan Organisasi / Ekspansi Pasar

   Jika perusahaan mulai menjangkau pasar lebih luas, memiliki banyak klien, atau membuka cabang, maka struktur yang terorganisir menjadi penting agar koordinasi tetap terjaga.

Kapan Waktu yang Tidak Tepat untuk Memecah Divisi ?

Memecah divisi bukan selalu solusi sempurna. Beberapa kondisi justru membuatnya kurang efektif:

• Perusahaan masih dalam fase awal (startup) dengan sumber daya terbatas. Bila tim sangat kecil, pembentukan divisi bisa menambah beban administratif tanpa manfaat besar.
• Proses bisnis belum jelas, SOP (Standard Operating Procedure) belum dibuat, atau sistem belum stabil. Memecah divisi sebelum sistem berjalan dengan baik bisa menimbulkan kebingungan.
• Biaya overhead tambahan (gaji manajer divisi, koordinasi antar divisi, peralatan, dan sistem pendukung) belum dapat ditanggung oleh pendapatan perusahaan.
• Ketika perubahan struktur mengganggu budaya kerja karena kurangnya komunikasi dan pelatihan.

Langkah-Langkah Memecah Divisi Secara Terencana

Jika Anda sudah melihat tanda bahwa perusahaan Anda siap, berikut langkah-langkah yang disarankan:

1. Lakukan Analisis Kebutuhan

   Identifikasi area kerja yang paling kritis dan paling banyak menyita waktu atau paling sering menghambat kemajuan.

2. Tetapkan Tugas, Tanggung Jawab, dan Hubungan Pelaporan

   Buat job description untuk divisi baru, tentukan siapa melapor ke siapa, agar tidak ada tumpang tindih.

3. Rancang Struktur Organisasi yang Ringkas

   Hindari membuat divisi yang terlalu banyak, terutama jika belum ada sumber daya manusia yang cukup. Mulai dengan dua atau tiga divisi inti.

4. Siapkan Sistem dan Prosedur Pendukung

   SOP, alat komunikasi, sistem akuntansi, sistem informasi harus siap agar divisi baru bisa berjalan lancar.

5. Konsultasi dengan Pihak Internal dan Eksternal

   Libatkan orang-orang kunci dalam perusahaan (manajer, tim inti), dan bila perlu gunakan pihak luar yang ahli untuk melihat struktur organisasi dari luar (objectivity).

6. Evaluasi dan Penyesuaian

   Setelah divisi dibentuk, evaluasi kinerjanya secara berkala (misal setiap 3–6 bulan), dan siap melakukan penyesuaian bila ditemukan hambatan.

Peran Konsultan dalam Memecah Divisi

Di sinilah peran konsultan seperti MAB Consulting menjadi penting. Konsultan bisa membantu:

• Melakukan diagnosa organisasi dan proses kerja yang ada, untuk melihat bagian mana yang harus dipisah/divisikan.
• Mendesain struktur organisasi baru berdasarkan skala usaha, sumber daya manusia, dan strategi bisnis Anda.
• Menyusun SOP dan sistem pendukung, termasuk sistem informasi dan pelaporan keuangan agar divisi baru dapat bekerja dengan efisien dan transparan.
• Melatih sumber daya manusia agar adaptasi terhadap perubahan struktur organisasi berjalan lancar dan tanpa banyak resistensi.

Kesimpulan

Memecah divisi dalam perusahaan kecil bisa menjadi langkah yang tepat ketika organisasi sudah menunjukkan tanda-tanda bahwa struktur yang lebih formal dibutuhkan. seperti beban kerja yang besar, tugas yang tumpang tindih, dan kebutuhan spesialisasi. Tetapi proses ini harus dilakukan dengan perencanaan matang agar manfaatnya maksimal dan biaya ekstra yang muncul bisa dimitigasi.

Mengapa MAB Consulting Bisa Menjadi Pilihan Anda ?

MAB Consulting adalah mitra yang berpengalaman dalam membantu perusahaan kecil hingga menengah mengelola struktur organisasi. Dengan layanan konsultasi yang meliputi sistem informasi, akuntansi, perpajakan, dan pengembangan SDM, MAB Consulting dapat mendampingi Anda secara menyeluruh saat memutuskan memecah divisi. Kami siap membantu melakukan analisis kebutuhan, merancang struktur organisasi, menyusun prosedur dan sistem, serta melatih tim Anda agar transisi berjalan mulus.

Jika Anda sedang mempertimbangkan apakah sudah saatnya memecah divisi dalam perusahaan Anda, MAB Consulting siap membantu Anda. Hubungi kami sekarang untuk konsultasi gratis, agar Anda bisa mengambil keputusan yang tepat berdasarkan kondisi nyata perusahaan Anda. Diskusikan dengan kami segera melalui nomor 087794192444.