Punya ERP Mahal, Tapi Bisnis Masih Bergantung pada Excel? Ini yang Perlu Diperiksa

Punya ERP Mahal, Tapi Bisnis Masih Bergantung pada Excel? Ini yang Perlu Diperiksa | Punya ERP seharusnya membuat proses bisnis lebih terstruktur. Namun, bagaimana jika transaksi sudah masuk sistem, tetapi tim masih harus membuka Excel untuk rekonsiliasi, membuat laporan, atau menunggu data tertentu sebelum manajemen bisa mengambil keputusan? Kondisi seperti ini menunjukkan bahwa memiliki software belum tentu berarti perusahaan sudah memiliki sistem yang berjalan dengan baik.

Bagi kami di MAB Consulting, perusahaan perlu melihat kondisi seperti ini lebih jauh, bukan hanya dari sisi software. Kami membantu perusahaan mengevaluasi accounting system, proses kerja, pengendalian, hingga kebutuhan management reporting agar teknologi benar-benar mendukung aktivitas bisnis. Jika perusahaan Anda sudah menggunakan ERP tetapi tim masih melakukan banyak pekerjaan manual, Anda dapat menjadikan kondisi tersebut sebagai titik awal untuk mengevaluasi sistem yang berjalan. HUBUNGI KAMI melalui 0877 9419 2444.

ERP Bukan Berarti Sistem Sudah Berjalan

ERP adalah tools. Nilainya tidak hanya ditentukan oleh harga software atau banyaknya fitur yang tersedia, tetapi oleh bagaimana sistem tersebut digunakan dan terhubung dengan proses bisnis. Dalam praktiknya, perusahaan bisa saja sudah melakukan digitalisasi transaksi, tetapi masih menghadapi beberapa kondisi:

• Closing membutuhkan waktu terlalu lama
• Rekonsiliasi masih banyak dilakukan secara manual
• Data harus dipindahkan atau diolah kembali di Excel
• Laporan manajemen belum dapat diperoleh sesuai kebutuhan
• Pengguna memiliki cara kerja yang berbeda-beda
• Keputusan masih menunggu pengolahan data secara manual

Jika hal tersebut terjadi, masalahnya belum tentu terletak pada ERP-nya. Bisa jadi ada bagian lain dari accounting management system yang belum berjalan secara terintegrasi.

Software Sudah Ada, Tapi Workflow Belum Terhubung

Sistem yang baik tidak hanya berbicara tentang aplikasi. Perusahaan perlu menghubungkan workflow, authority, master data, internal control, user discipline, dan management reporting dalam satu alur yang jelas.

Misalnya, sebuah transaksi sudah tercatat secara digital. Namun, jika proses approval belum jelas, pembagian kewenangan masih tumpang tindih, atau tim harus memeriksa dan memindahkan data secara manual, maka digitalisasi belum menyelesaikan keseluruhan proses.

Hal yang sama dapat terjadi pada laporan. Sistem mungkin sudah menyimpan data, tetapi perusahaan belum mengolahnya menjadi informasi yang benar-benar dibutuhkan manajemen. Di sinilah perusahaan perlu membedakan antara “sudah menggunakan software” dan “sudah memiliki sistem yang mendukung bisnis.”

Apa yang Perlu Diperiksa? Evaluasi tidak harus dimulai dengan pertanyaan, “Apakah kita perlu mengganti ERP?” Justru pertanyaan pertama yang lebih penting adalah: bagian mana dari sistem yang belum bekerja secara optimal?

1. Alur transaksi dan workflow

Periksa bagaimana transaksi berjalan sejak awal sampai masuk ke laporan. Apakah setiap tahapan sudah memiliki alur yang jelas? Apakah tim masih mengerjakan di luar sistem proses yang sebenarnya sudah bisa mereka lakukan di dalam sistem?

Workflow yang tidak sesuai dengan kebutuhan operasional dapat membuat pengguna mencari jalan lain, termasuk kembali menggunakan Excel.

2. Authority dan internal control

Sistem juga harus mendukung pembagian kewenangan.

• Siapa yang membuat transaksi?
• Siapa yang melakukan approval?
• Siapa yang dapat mengubah data tertentu?
• Bagaimana perusahaan menjalankan proses pengawasan?

Ketika authority tidak jelas, sistem yang sudah terdigitalisasi pun belum tentu menghasilkan kontrol yang baik.

3. Master data

Master data menjadi bagian penting karena kualitas transaksi dan laporan bergantung pada data yang digunakan. Struktur data yang tidak konsisten dapat membuat proses pelaporan dan analisis menjadi lebih sulit.

Karena itu, evaluasi perlu melihat apakah master data sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pelaporan perusahaan.

4. Rekonsiliasi dan closing

Salah satu tanda yang mudah terlihat adalah ketika perusahaan sudah menggunakan sistem, tetapi proses closing masih panjang dan rekonsiliasi masih sangat bergantung pada pekerjaan manual.

Jika proses tersebut terus terjadi, perusahaan perlu melihat kembali apakah masalahnya berasal dari konfigurasi, workflow, proses accounting, atau hubungan antarbagian dalam sistem.

5. Management reporting

Pada akhirnya, sistem accounting bukan hanya untuk mencatat transaksi. Manajemen membutuhkan informasi yang membantu mereka memahami kondisi bisnis dan menentukan keputusan. Kami di MAB Group Jakarta memahami bahwa perusahaan sering kali bukan kekurangan data, tetapi menghadapi tantangan dalam mengubah data menjadi insight dan kemudian menjadi tindakan.

Karena itu, evaluasi sistem juga perlu melihat apakah laporan yang tersedia benar-benar menjawab kebutuhan manajemen.

Kapan Perusahaan Perlu Mulai Mengevaluasi Sistem?

Tidak harus menunggu ERP bermasalah atau perusahaan mengalami kerugian. Ketika transaksi semakin banyak, jumlah pengguna bertambah, proses bisnis semakin kompleks, atau manajemen mulai membutuhkan informasi yang lebih cepat, sistem yang sebelumnya cukup mungkin sudah tidak lagi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Begitu pula ketika perusahaan merasa “sudah digital” tetapi pekerjaan manual justru semakin banyak. Perusahaan perlu memeriksa kondisi tersebut sebelum menyimpulkan bahwa mereka harus mengganti software.

Bisa jadi perusahaan tidak perlu mengganti software. Yang perlu diperbaiki justru cara tim merancang dan menggunakan sistem tersebut.

MAB Consulting Mendampingi dari Evaluasi hingga Optimalisasi

MAB Consulting dapat membantu perusahaan melihat accounting system secara lebih menyeluruh. Mulai dari system assessment, review konfigurasi dan database, evaluasi workflow dan transaction flow, master data, user access, internal control, hingga kebutuhan reporting manajemen.

MAB Consulting & MAB Advisory saat ini memiliki beberapa kantor yang siap melayani Anda di Surabaya dan Jakarta. Berikut alamat kantor kami:

Mitra Akselerasi Bersama – 0877 9419 2444

* Office 1: Jl. Taman Cokroaminoto no 4 RT / RW 001 / 008, Kelurahan Dr. Soetomo, Kecamatan Tegalsari, Kota Surabaya 60264.

* Office 2: Regus – Pakuwon Center, Jl. Embong Malang no 1 – 5, lantai 23, Tegalsari, Kota Surabaya.

* Office 3: Perumahan Citraland Quenstown Blok Q1 No. 56, Sambikerep, Surabaya 60216.

* Office 4 : Gedung Japfa Indoland Tower 1, lt. 4 R. 410 Jl. Basuki Rachmat No. 129 – 137 Surabaya

*NEW ! Representative Office Jakarta :

Jika perusahaan menggunakan Accurate, pendampingan juga dapat mencakup implementasi dan optimalisasi sistem sesuai kebutuhan bisnis, termasuk penyesuaian proses, konfigurasi, dan evaluasi penggunaan setelah sistem berjalan.

Pendekatan ini penting karena tujuan akhirnya bukan sekadar membuat perusahaan menggunakan software dengan lebih banyak fitur. Yang lebih penting adalah memastikan software, proses, kontrol, data, dan informasi manajemen dapat bekerja dalam satu alur yang mendukung operasional dan keputusan bisnis.