Software Accounting Sudah Digunakan, Tapi Kenapa Proses Accounting Masih Rumit?
Software Accounting Sudah Digunakan, Tapi Kenapa Proses Accounting Masih Rumit? Menggunakan software accounting seharusnya membantu perusahaan mengelola transaksi dan informasi keuangan dengan lebih terstruktur. Namun, dalam praktiknya, masih ada perusahaan yang sudah menggunakan software accounting tetapi proses accounting sehari-hari tetap terasa rumit. Tim masih harus memindahkan data, mengolah spreadsheet, melakukan pengecekan berulang, atau menunggu informasi dari beberapa bagian sebelum menyelesaikan pekerjaan.
Bagi kami di MAB Consulting, kondisi seperti ini perlu dilihat lebih jauh dari sisi accounting system, bukan hanya software. Bersama MAB Group Jakarta, kami juga membantu perusahaan mengevaluasi proses kerja, konfigurasi sistem, alur data, rekonsiliasi, hingga kebutuhan management reporting agar teknologi benar-benar mendukung aktivitas accounting. HUBUNGI KAMI melalui 0877 9419 2444 untuk mendiskusikan kondisi accounting system perusahaan Anda.
Software Sudah Ada, Tetapi Sistem Belum Tentu Berjalan Optimal
Software accounting merupakan bagian penting dalam pengelolaan transaksi dan data keuangan. Namun, penggunaan software saja belum menjamin seluruh proses accounting berjalan secara sederhana.
Perusahaan tetap perlu memiliki alur kerja yang jelas. Transaksi perlu masuk melalui proses yang tepat, data perlu tersusun dengan baik, pengguna perlu memahami tanggung jawabnya, dan informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Jika salah satu bagian tersebut belum berjalan dengan baik, software yang sudah digunakan tetap dapat menghasilkan proses yang panjang. Karena itu, ketika accounting masih terasa rumit, pertanyaannya bukan hanya “software apa yang digunakan?”, tetapi juga “bagaimana software tersebut digunakan dalam keseluruhan proses accounting?”
Mengapa Proses Accounting Bisa Tetap Rumit?
Ada beberapa kondisi yang dapat membuat proses accounting tetap membutuhkan banyak pekerjaan meskipun perusahaan sudah menggunakan software.
- Workflow Belum Mengikuti Proses Bisnis
Setiap perusahaan memiliki alur transaksi yang berbeda. Jika workflow dalam sistem tidak mengikuti kebutuhan bisnis, tim dapat melakukan banyak penyesuaian di luar sistem. Akibatnya, sebagian pekerjaan tetap berjalan secara manual meskipun perusahaan sudah menggunakan software accounting.
- Data Masih Tersebar di Beberapa Sumber
Perusahaan yang memiliki banyak aktivitas operasional dapat menggunakan lebih dari satu sistem atau sumber data. Jika data tersebut belum terhubung dengan baik, tim accounting mungkin perlu mengambil data dari beberapa tempat, melakukan pengecekan, kemudian mengolahnya kembali sebelum dapat digunakan. Proses seperti ini dapat membuat pekerjaan accounting menjadi lebih panjang dan meningkatkan kebutuhan rekonsiliasi.
- Konfigurasi Sistem Belum Sesuai Kebutuhan
Software accounting memiliki berbagai pengaturan yang memengaruhi bagaimana perusahaan mencatat dan mengelola transaksi. Jika konfigurasi belum sesuai dengan kebutuhan bisnis, pengguna dapat mencari cara lain untuk menyelesaikan pekerjaan. Dalam jangka panjang, kebiasaan tersebut dapat menciptakan proses tambahan yang sebenarnya bisa dikurangi.
Karena itu, perusahaan perlu mengevaluasi apakah konfigurasi sistem sudah mendukung proses accounting yang berjalan.
Ketergantungan pada Excel Juga Perlu Dilihat
Excel tetap dapat menjadi alat yang berguna untuk analisis maupun kebutuhan tertentu. Masalah muncul ketika perusahaan menggunakan Excel untuk menyelesaikan pekerjaan yang seharusnya dapat ditangani melalui accounting system.
Contohnya, tim harus mengekspor data dari software, menggabungkannya dengan data dari file lain, melakukan penyesuaian manual, lalu memasukkan hasilnya kembali ke proses accounting. Jika hal tersebut terjadi secara rutin, perusahaan perlu melihat mengapa proses tersebut masih membutuhkan langkah tambahan.
Bukan berarti penggunaan Excel harus dihilangkan. Yang perlu dievaluasi adalah apakah Excel digunakan untuk kebutuhan analisis atau justru untuk menutupi keterbatasan proses accounting system.
Sistem yang Baik Tidak Hanya Dilihat dari Software
Kami memandang accounting system sebagai kombinasi antara beberapa komponen yang saling berkaitan. Software merupakan salah satunya. Selain itu, perusahaan juga perlu memperhatikan workflow, master data, chart of accounts, user access, internal control, integrasi, proses rekonsiliasi, dan management reporting.
Jika komponen tersebut tidak berjalan selaras, perusahaan dapat memiliki software accounting yang baik tetapi tetap menghadapi proses accounting yang panjang. Sebaliknya, ketika sistem dibangun berdasarkan kebutuhan proses bisnis, teknologi dapat membantu mengurangi pekerjaan berulang dan membuat alur accounting lebih terstruktur.
Bagaimana Mengetahui Bagian yang Membuat Accounting Rumit?
Perusahaan dapat memulai dengan melihat aktivitas yang paling banyak membutuhkan waktu. Misalnya:
- Proses apa yang masih membutuhkan input berulang?
- Data apa yang masih harus dipindahkan secara manual?
- Bagian mana yang paling sering membutuhkan rekonsiliasi?
- Laporan apa yang masih harus dibuat di luar sistem?
- Apakah pengguna harus membuat file tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan?
- Apakah proses tertentu hanya dapat berjalan ketika orang tertentu yang mengerjakannya?
Pertanyaan tersebut membantu perusahaan menemukan titik yang perlu dievaluasi. Dengan begitu, perusahaan tidak langsung menyimpulkan bahwa software harus diganti. Bisa saja masalahnya berada pada proses, konfigurasi, workflow, integrasi, atau cara perusahaan menggunakan sistem yang sudah ada.
MAB Consulting Membantu Mengevaluasi Accounting System
Di MAB Consulting, kami membantu perusahaan melihat accounting system secara menyeluruh. Evaluasi dapat mencakup proses accounting, workflow, konfigurasi database, chart of accounts, master data, alur transaksi, rekonsiliasi, user access, integrasi, hingga kebutuhan management reporting.
Untuk perusahaan yang menggunakan Software Accurate, kami juga membantu implementasi dan optimalisasi Accurate agar sistem dapat mengikuti kebutuhan proses accounting perusahaan.
Pendekatan tersebut membantu perusahaan memahami bagian mana yang sudah berjalan dengan baik dan bagian mana yang masih membutuhkan perbaikan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan sistem yang digunakan sebelum mengambil keputusan yang lebih besar terkait teknologi accounting.
MAB Consulting & MAB Advisory saat ini memiliki beberapa kantor yang siap melayani Anda di Surabaya dan Jakarta. Berikut alamat kantor kami:
Mitra Akselerasi Bersama – 0877 9419 2444
* Office 1: Jl. Taman Cokroaminoto no 4 RT / RW 001 / 008, Kelurahan Dr. Soetomo, Kecamatan Tegalsari, Kota Surabaya 60264.
* Office 2: Regus – Pakuwon Center, Jl. Embong Malang no 1 – 5, lantai 23, Tegalsari, Kota Surabaya.
* Office 3: Perumahan Citraland Quenstown Blok Q1 No. 56, Sambikerep, Surabaya 60216.
* Office 4 : Gedung Japfa Indoland Tower 1, lt. 4 R. 410 Jl. Basuki Rachmat No. 129 – 137 Surabaya
*NEW ! Representative Office :
Software perlu mendukung workflow. Data perlu mengalir dengan baik. Pengguna perlu memiliki peran yang jelas. Rekonsiliasi perlu berjalan secara terstruktur. Dan informasi yang dihasilkan harus dapat mendukung kebutuhan accounting maupun manajemen.
Karena tujuan penggunaan software accounting bukan sekadar membuat transaksi tercatat secara digital, tetapi membantu perusahaan menjalankan proses accounting dengan lebih terstruktur dan menghasilkan informasi yang dapat digunakan.
